La première relance intervient idéalement quelques jours après la date d'échéance, sur un ton neutre et courtois — un simple rappel, pas encore une mise en cause. Un e-mail ou un appel téléphonique suffit à ce stade ; l'objectif est de couvrir l'hypothèse la plus fréquente, un oubli ou un problème administratif du côté du client, sans dramatiser une situation qui se règle souvent en quelques jours.
Si rien ne se passe sous 10 à 15 jours, la deuxième relance doit passer à l'écrit — e-mail avec la facture en pièce jointe ou courrier simple — et rappeler explicitement le montant dû, le numéro de facture et la date d'échéance dépassée. C'est aussi le moment de mentionner, sans agressivité mais clairement, que les pénalités de retard courent légalement depuis le lendemain de l'échéance (article L. 441-10 du Code de commerce), qu'un client professionnel le sache ou non.
Si le silence persiste au-delà de cette deuxième relance, l'étape suivante est la mise en demeure de payer, par lettre recommandée avec accusé de réception. C'est un document au statut juridique différent d'une simple relance, qui fixe un dernier délai et ouvre la voie à une action judiciaire si le client ne réagit toujours pas.
Dans tous les cas, la règle qui protège le plus le créancier est de garder une trace écrite de chaque échange, y compris quand un appel téléphonique a permis de débloquer la situation — un e-mail de confirmation envoyé juste après suffit. Notre guide complet sur la relance de facture impayée détaille chaque étape avec des modèles de lettres et e-mails prêts à copier.
